Form W-4 : Biểu mẫu khai thuế của người lao động

W-4 Là Gì?

W-4 là một tờ khai thuế của Sở Thuế Vụ (IRS) mà người lao động cần điền và nộp cho chủ lao động. Mục đích của nó là để chủ lao động biết nên khấu trừ bao nhiêu tiền thuế từ mỗi kỳ lương của bạn trong suốt cả năm. W-4 rất quan trọng vì nó quyết định liệu bạn sẽ được hoàn thuế hay nợ thuế khi nộp tờ khai thuế hàng năm.

Những Thay Đổi Lớn của W-4

Trước đây, bạn có thể khai "số lượng miễn trừ" (allowances) trên W-4 để giảm số tiền thuế liên bang bị giữ lại. Khai càng nhiều miễn trừ, lương của bạn sẽ bị giữ lại càng ít thuế.

Tuy nhiên, Đạo luật Cắt giảm Thuế và Việc làm năm 2017 đã thay đổi nhiều quy tắc thuế, và bỏ đi khái niệm miễn trừ cá nhân.

W-4 mới, ra mắt lần đầu năm 2020, vẫn yêu cầu thông tin cá nhân cơ bản nhưng không còn hỏi số lượng miễn trừ. Bây giờ, nếu muốn giảm thuế bị khấu trừ, bạn phải khai báo người phụ thuộc hoặc sử dụng bảng tính khấu trừ.

Cách Tìm hoặc Tải W-4 Năm 2025 : IRS sẽ cập nhật các phiên bản biểu mẫu thuế hàng năm. Bạn có thể tìm W-4 năm 2025 trên trang web của IRS hoặc yêu cầu chủ lao động cung cấp.

Tại Sao Phải Điền W-4 Khi Bắt Đầu Công Việc Mới?

Việc tính toán số tiền thuế mà một nhân viên phải chịu không đơn giản như việc so sánh thu nhập hàng năm với các mức thuế của liên bang và tiểu bang.

Một biểu mẫu W-4 cung cấp cho chủ lao động của bạn thông tin về tình trạng khai thuế của bạn, liệu bạn hay vợ/chồng có công việc khác không, các khoản tín dụng và khấu trừ bạn dự kiến sẽ được hưởng, và các yếu tố khác ảnh hưởng đến số tiền thuế bạn có thể nợ.

Khi bắt đầu một công việc mới, bạn cần điền W-4 để chủ lao động có đủ thông tin cần thiết để tính toán chính xác số tiền thuế cần khấu trừ từ lương của bạn.

Có Cần Cập Nhật W-4 Hàng Năm Không?

Không. Bạn không cần điền W-4 mới mỗi năm nếu bạn đã có một cái nộp cho chủ lao động.

Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra lại việc khấu trừ thuế ít nhất hàng năm và khi có những thay đổi lớn trong cuộc sống. Các sự kiện như ly hôn, kết hôn, có thêm người phụ thuộc hoặc làm thêm việc tay trái có thể làm thay đổi nghĩa vụ thuế của bạn.

• Nếu bạn bị truy thu thuế lớn khi nộp tờ khai năm nay và không muốn điều đó xảy ra lần nữa, bạn có thể sử dụng W-4 để tăng số tiền thuế bị khấu trừ. Điều này sẽ giúp bạn nợ ít hơn (hoặc không nợ gì) vào lần sau.
• Nếu bạn được hoàn thuế lớn, có thể bạn đang cho chính phủ "vay không lãi" và sống với ít tiền lương hơn trong năm. Nếu bạn muốn có nhiều tiền hơn trong mỗi kỳ lương, bạn có thể cân nhắc dùng W-4 để giảm số tiền thuế bị khấu trừ.

Cách Điền W-4 (Hướng Dẫn 5 Bước) 

Cách bạn điền biểu mẫu có thể ảnh hưởng đến việc bạn được hoàn thuế hay phải nợ thuế khi nộp tờ khai. Dưới đây là hướng dẫn 5 bước:

Bước 1: Nhập thông tin cá nhân

Điền tên, địa chỉ, số An sinh xã hội và tình trạng khai thuế của bạn. Tình trạng khai thuế rất quan trọng vì nó là cơ sở để bạn đủ điều kiện nhận các khoản tín dụng và khấu trừ thuế nhất định.

Bước 2: Kê khai tất cả các công việc hoặc thu nhập của vợ/chồng (nếu có)

Nếu bạn có nhiều hơn một công việc, hoặc bạn khai thuế chung và vợ/chồng bạn có đi làm, bạn có vài lựa chọn:

• • Lựa chọn 2(a): Nhập số tiền thu nhập từ tất cả các công việc vào công cụ ước tính thuế của IRS. Cách này thường chính xác nhất.
  • Lựa chọn 2(b): Điền Bảng tính Nhiều Việc làm (Multiple Jobs Worksheet) ở trang ba của chỉ W-4 của công việc có lương cao nhất.
  • Lựa chọn 2(c): Đánh dấu vào ô này trên cả hai W-4 nếu bạn (hoặc bạn và vợ/chồng) có tổng cộng hai công việc và kiếm được số tiền xấp xỉ bằng nhau ở cả hai.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn điền Bước 2, bạn chỉ cần điền các Bước 3 đến 4(b) trên W-4 của công việc có lương cao nhất. Hãy bỏ trống các bước này trên các W-4 khác.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn không muốn chủ lao động biết mình có công việc thứ hai hoặc các nguồn thu nhập khác không phải từ lương, bạn có thể:

• Yêu cầu chủ lao động khấu trừ thêm một khoản thuế trên dòng 4(c).
• Hoặc không tính thu nhập phụ vào W-4. Thay vì khấu trừ từ lương, bạn tự gửi các khoản thuế ước tính cho IRS.

Bước 3: Khai báo người phụ thuộc (bao gồm trẻ em)

Nếu tổng thu nhập của bạn là 200.000 đô la trở xuống (hoặc 400.000 đô la trở xuống nếu khai chung), bạn có thể nhập số lượng trẻ em và người phụ thuộc, sau đó nhân với số tiền tín dụng tương ứng. (Có các quy tắc riêng về tín dụng thuế trẻ em và khi nào bạn có thể khai người phụ thuộc).

Bạn cũng có thể chọn không khai người phụ thuộc – ngay cả khi bạn có – nếu bạn cần nhiều thuế hơn được khấu trừ từ lương để giảm số tiền nợ thuế. Hãy nhớ, theo IRS, bạn chỉ nên điền Bước 3 đến 4(b) trên W-4 của công việc có lương cao nhất để tránh bị thiếu thuế.

Bước 4: Điều chỉnh số tiền khấu trừ

Nếu bạn muốn khấu trừ thêm thuế hoặc dự kiến sẽ khai các khoản khấu trừ khác ngoài khoản khấu trừ tiêu chuẩn khi làm thuế, bạn có thể ghi chú vào đây.

• • Dòng 4(a): Ghi chú bất kỳ thu nhập nào bạn dự kiến nhận được mà không bị khấu trừ thuế, như thu nhập từ hưu trí hoặc lãi suất.
  • Dòng 4(b): Điền vào đây nếu bạn dự định kê khai các khoản khấu trừ chi tiết (itemize deductions). Bạn có thể sử dụng Bảng tính Khấu trừ ở trang ba để tham khảo.
  • Dòng 4(c): Nhập số tiền thuế thêm mà bạn muốn được khấu trừ từ mỗi kỳ lương.

Bước 5: Ký và ghi ngày vào W-4

Sau khi hoàn thành, hãy đưa biểu mẫu đã ký cho bộ phận nhân sự hoặc quản lý lương của chủ lao động. Bạn cũng có thể điền trực tuyến thông qua hệ thống trả lương của công ty.

Cách Điều Chỉnh W-4

Bạn được phép nộp W-4 mới cho chủ lao động bất cứ lúc nào – việc điều chỉnh là hoàn toàn bình thường. Điều đó có nghĩa là bạn có thể điền một biểu mẫu mới, nộp nó và sau đó kiểm tra phiếu lương tiếp theo để xem bao nhiêu tiền đã được khấu trừ. Sau đó, bạn có thể bắt đầu ước tính tổng số tiền sẽ được khấu trừ trong cả năm. Nếu thấy số tiền đó không đủ để chi trả toàn bộ hóa đơn thuế của mình, hoặc nếu thấy nó quá nhiều, bạn có thể nộp một W-4 khác và điều chỉnh lại.

Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để đạt được kết quả mong muốn:

Cách để bị khấu trừ nhiều thuế hơn từ lương

Nếu bạn muốn bị khấu trừ nhiều thuế hơn từ lương (có thể dẫn đến một khoản nợ thuế thấp hơn hoặc được hoàn thuế khi bạn nộp tờ khai), đây là cách bạn có thể điều chỉnh W-4:

• Giảm số lượng người phụ thuộc.
• Thêm một khoản tiền phụ trội để khấu trừ trên dòng 4(c).

Cách để bị khấu trừ ít thuế hơn từ lương

Nếu bạn muốn bị khấu trừ ít thuế hơn từ lương (có thể dẫn đến việc phải nộp thêm tiền thuế khi bạn nộp tờ khai hàng năm), đây là cách bạn có thể điều chỉnh W-4:

• Tăng số lượng người phụ thuộc.
• Giảm số tiền trên dòng 4(a) hoặc 4(c).
• Tăng số tiền trên dòng 4(b).

Cách sử dụng W-4 để không nợ thuế khi nộp tờ khai

Nếu mục tiêu của bạn là điều chỉnh việc khấu trừ thuế từ lương sao cho bạn không nợ thuế khi nộp tờ khai hàng năm, thì độ chính xác của W-4 là rất quan trọng.

• Sử dụng đúng tình trạng khai thuế. Ví dụ, nếu bạn khai là chủ hộ gia đình (head of household) và đã không cập nhật W-4 trong vài năm, bạn nên cân nhắc điền W-4 mới nếu muốn số tiền thuế bị khấu trừ từ lương phù hợp chính xác hơn với nghĩa vụ thuế của mình.
• Đảm bảo W-4 phản ánh đúng tình hình gia đình hiện tại. Nếu bạn có em bé hoặc có một thiếu niên vừa tròn 18 tuổi trong năm nay, tình hình thuế của bạn đang thay đổi và bạn nên cập nhật W-4.
• Ước tính chính xác các nguồn thu nhập khác. Lợi nhuận từ đầu tư, lãi suất, tài sản cho thuê và làm nghề tự do chỉ là một vài trong số nhiều nguồn thu nhập không phải từ công việc có thể phải chịu thuế và đáng để cập nhật trên dòng 4(a) của W-4.
• Ước tính chính xác các khoản khấu trừ của bạn. W-4 giả định bạn đang sử dụng khấu trừ tiêu chuẩn khi nộp tờ khai thuế. Nếu bạn định kê khai chi tiết (itemize), bạn sẽ muốn ước tính các khoản khấu trừ bổ sung đó và thay đổi số tiền trên dòng 4(b).
• Tận dụng dòng để khấu trừ thêm. Nếu bạn muốn một số tiền cụ thể được khấu trừ thêm từ mỗi kỳ lương cho thuế, bạn có thể điền vào dòng 4(c).

Công Cụ Tính W-4 Năm 2025

Bạn có thể sử dụng công cụ tính khấu trừ W-4 miễn phí để có cái nhìn tổng quan về việc khấu trừ thuế của bạn trong năm nay. Để sử dụng, hãy chuẩn bị các phiếu lương của bạn và dùng chúng để nhập số tiền khấu trừ hiện tại của bạn theo tiểu bang và liên bang.

Biểu Mẫu Khấu Trừ Thuế Tiểu Bang

Biểu mẫu W-4 của liên bang có thể không phải là tài liệu khấu trừ thuế duy nhất bạn phải điền khi bắt đầu công việc mới hoặc điều chỉnh số tiền khấu trừ. Trừ khi bạn sống ở một trong chín tiểu bang không có thuế thu nhập, rất có thể bạn sẽ phải điền biểu mẫu khấu trừ thuế tiểu bang nữa.

Các biểu mẫu khấu trừ thuế tiểu bang thường trông khác so với biểu mẫu liên bang và có hướng dẫn riêng. Điều quan trọng là phải hiểu cách biểu mẫu tiểu bang của bạn hoạt động để đảm bảo bạn không bị nộp thừa hoặc thiếu thuế tiểu bang.

Livingusa tổng hợp